Het thuiswerken protocol voor sales professionals

D

e wereld wordt aangevallen door een vreselijk virus, de impact van COVID-19 zal niet alleen op onze gezondheid merkbaar zijn maar ook op onze manier van leven en werken. De wereld zet zich met man en macht in tegen het virus; sociaal afstand houden, scholen sluiten hun deuren, horecagelegenheden zijn dicht en iedereen werkt vanuit huis. In Nederland zijn deze maatregelen tot minimaal 1 juni nodig, dat betekent dat we minimaal 11 weken vanuit huis werken!

De essentiële beroepen

In principe kan iedereen twee weken vanuit huis werken en misschien zelfs drie weken als het moet. Voor sommige beroepen is thuiswerken zelfs productiever. Denk bijvoorbeeld aan tekstschrijvers, vertalers, boekhoudkundige, webdesigner en klantenservice medewerkers. In tijden zoals nu helpt het enorm om thuis te kunnen of mogen werken, dat is natuurlijk deels waar want voor veel beroepen is thuiswerken helaas ondenkbaar. Ons maatschappij is en zal altijd afhankelijk zijn van de inzet van deze mensen om iedere dag op pad te gaan. Denk aan politie, brandweer, ambulancediensten; de essentiële beroepen. Naar mijn mening zullen alle beroepen waarbij mobiliteit en mens contact centraal staat het ontzettend moeilijk hebben met thuiswerken. Op termijn zijn deze beroepen zelfs essentieel om onze economie draaiende te houden. Een tijdelijke opsluiting is een noodzakelijke verordening die iedereen begrijpt maar als het langer zal duren, dan is de impact hiervan niet te bevatten. We houden de moed erin en hopen dat we deze crisis snel achter ons kunnen laten. Maar intussen zullen we deze 11 weken thuiswerken moeten overbruggen met zijn allen.

Vluchten of vechten

Verkoopprofessionals, accountmanagers en relatiemanagers vallen onder de categorie tijdelijke thuiswerkers. Hoe moeilijk het ook is onze sales vakgenoten zullen er toch het beste van moeten maken. Het is vluchten of vechten. In dit artikel introduceren we daarom een protocol voor sales professionals die vanuit huis moeten werken. Het verkoopvak is een prachtig vak waarbij de mens centraal staat. Het verkoopproces bestaat over het algemeen uit drie essentiële taken: (potentiële) klanten informeren, de verkooptransactie begeleiden en waar nodig nazorg verlenen. Deze drie taken volgen en beïnvloeden elkaar. In het vakjargon noemen we dit de verkoopcyclus.

Zes stappen aanpak

De focus van het protocol is om de verschillende taken van de verkoopcyclus te vervullen op een constructieve manier, het protocol is uitgeschreven in zes instructieve stappen. Het effect van dit protocol is het meest voelbaar bij het onderhouden van bestaande relaties. Daarnaast wordt het effect van dit protocol beïnvloed door het huidige mondiale crisis klimaat waardoor een aanpak als deze beter getolereerd wordt door onze klanten.

Stap 1: Digitaal profiel opmaken en delen


Alles begint bij jezelf, daarom is het van
groot belang om jezelf en jouw organisatie duidelijk zichtbaar te maken bij jouw klanten. Het opstellen van een digitaal profiel dat compleet en duidelijk is helpt daarbij. Tegenwoordig maakt bijna iedereen gebruik van Facebook of LinkedIn, je kunt je afvragen of dat niet voldoende is. Als je optimaal gebruik maakt van deze media dan is het antwoord ja, maar dan dient dit aangevuld te worden met extra nuttige informatie. Dus niet alleen jouw naam, functie en bedrijfsnaam maar ook wat je precies doet en waarom jouw klant contact met jou zou moeten opnemen. Het digitale profiel representeert jou in de digitale wereld, hoe completer hoe beter. Bijvoorbeeld, jouw werkregio, het productenpakket, de zichtbaarheid van je netwerk en vooral jouw bereikbaarheid is belangrijk.

In het tijdperk van AVG en privacy gevoeligheid is het enorm lastig om mensen te bereiken. Wat je het beste kunt doen is zelf optimaal bereikbaar zijn met een heldere en duidelijke boodschap. Als je profiel eenmaal is geoptimaliseerd dan dient deze zo veel mogelijk gedeeld te worden met jouw netwerk, met de vraag of ze jouw profiel met hun netwerk willen delen.

Stap 2: Digitaal pitch pakket voorbereiden

Thuiswerken voor sales professionals is werken met een handicap. Daarom zal voorbereiden het halve werk zijn. Je zult waarschijnlijk niet altijd de kans krijgen om alles te bespreken met je klanten als je vanuit huis werkt. Daarom is voorbereiden van een digitaal pitch pakket van groot belang. Je kunt op het moment van contact letterlijk kiezen en delen wat je met de klant wilt bespreken. Afhankelijk van het medium, telefoon, videoconference of chat verkeer heb je altijd een mogelijkheid om een klein document of een foto te delen met je klanten. Als je het gaat hebben over een nieuw product, stuur dan de foto en de brochure er meteen achteraan. Gaat het om een promotie dan kun je alle nodige informatie meteen bevestigen tijdens het gesprek of kort daarna. Zelfs als het gaat om werkprocedures, hoe bijvoorbeeld een service aanvraag te regelen. Maak het verhaal duidelijker met een digitaal naslagwerk. Als je informatie stuurt dat relevant is, dan zal je klant enorm helpen.

Stap 3: Breng jouw netwerk in kaart

Voor deze stap moet je onderscheid maken tussen klanten en relaties. Breng jouw relaties in kaart en zorg dat je een digitale verbinding hebt met deze relaties. Dat kun je bijvoorbeeld doen door deze relaties te volgen op Twitter, Facebook, LinkedIn of andere media. Zorg dat je een contactmoment creëert met deze relaties en houdt ze op de hoogte van je activiteiten. Niet spammen maar volgen en reageren op wat ze zelf publiceren en doen. Neem initiatief en wees betrokken met wat zij uiten. Voor de goede orde, met relaties bedoelen we de mensen achter de organisaties van jouw klant. Mensen doen immers zaken met mensen. We zitten in dezelfde boot en wat er op dit moment gaande is treft ons allen. Vermijd echter onnodige grappen en polariserende uitspraken, wees creatief en geïnteresseerd.

Potentiële relaties behoren niet tot jouw netwerk maar je kunt ze even goed benaderen op dezelfde manier. Een vuistregel hier is dat als je digitaal verbonden bent met iemand, dan is het van belang om deze verbinding in leven te houden door te reageren op zijn of haar activiteiten. Een like of een korte reactie doet wonderen.

Stap 4: Speak your mind en wees gecommitteerd

De kracht van een relatiemanager is het persoonlijke contact, maar als je thuis zit in tijden zoals nu dan zul je moeten compenseren door digitaal extra actief te zijn. Laat je op of andere manier horen. Actie en reactie, daar gaat het om. Als je een like krijgt op een post, stuur een persoonlijk bericht erachteraan en leg contact. Als je een reactie krijgt op een artikel of een statement die je net hebt gepubliceerd, geef de reactie van jouw relatie aandacht en bouw erop door. Berichten plaatsen via Facebook, LinkedIn of Twitter maken jouw digitale profiel sterker dus wees gecommitteerd en consequent. Polariseer niet en zoek de confrontatie niet op. Jouw profiel als verkoop professional gaat om één ding en één ding alleen; verbinden!

Stap 5: Plan je dag en houd rekening met commerciële tijden

Het vraagt om een ijzeren discipline om tegen de tijd op te boxen. De tijd vliegt snel voorbij en voor je het weet zit je vast in een berg e-mails en administratief werk. Daarom is het plannen van je dag één van de belangrijkste activiteiten die het succes van jouw werk bepalen.

Verdeel je dag in drie hoofdactiviteiten:

A. Voorbereiding; bereid bellijsten voor, specifiek projecten die na gebeld moeten worden.

B. Klantcontact; met name bellen, video conference initiëren.

C. Naslagwerk: rapportages, e-mails behandelen, klantregistratiesysteem bijwerken.

Tijdens het plannen van je dagelijkse activiteiten houd je rekening met de commerciële tijden. Deze tijdens zijn van 10.00 uur tot 12.00 uur en van 14.00 uur tot 16.00 uur.

Tijdens commerciële tijden zijn relaties beter bereikbaar. Het plannen van bellijsten voorbereiden, verslagen schrijven, e-mails beantwoorden en contact met collega’s zal buiten de commerciële tijden worden gedaan.

Stap 6: Injecteer jouw kennis terug in de organisatie en maak jouw werk zichtbaar voor anderen.

Opgesloten zitten thuis is niet leuk maar hoeft je zeker niet minder productief te zijn. In moeilijke tijden zoeken mensen vertrouwde relaties op en vermijden risico’s. Voor een relatiemanager zal de focus moeten liggen op het wegnemen van risico’s en het bouwen van vertrouwen. Ieder klant contact is een kans om vertrouwen op te bouwen, kennis te vergaren, projecten op te starten en collega’s in jouw werkproces te betrekken. Maak een kort verslag van jouw observatie in jouw klantregistratiesysteem, koppel hier een activiteit aan vast als het nodig is. Maak gebruik van de capaciteit van de organisatie en initieer toekomstige contactmomenten om de continuïteit van jouw werk te verzekeren.

De storm zal uiteindelijk gaan liggen en de nasleep van het virus zal zijn littekens op de menselijkheid achterlaten. De mens is een geweldig wezen, we zijn gemaakt om te overleven, de overgrote meerderheid van mensen gaat deze crisis zeker overleven. Ik geloof niet in evolutietheorie maar wel in de evolutie van de mensheid en ons capaciteit om ons te adapteren aan nieuwe omstandigheden. Ik hoop dat jullie het voordeel van dit document zien en ik wens jullie allen een gezond en een succesvol leven toe.

Dinsdag 7 april 2020 | door Moustafa Turky MBA – Commercieel Directeur